L'acquisizione di forniture e l'affidamento di servizi da parte della C.R.I. sono regolati dal D.lgs. 12 aprile 2006, n. 163, "Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, sercizi e forniture in attuazione delle direttive 2004/12/CE e 2006/18/CE (di seguito Codice) e successive modifiche: la C.R.I. è sottoposta a tali norme in quanto Ente di Diritto Pubblico non Economico.

Il Codice disciplina quindi le seguenti procedure:

- procedure riguardanti le gare d'appalto;
- procedura per l'acquisizione di forniture e servizi in economia

Per quanto riguarda le gare d'appalto il Codice individua due procedure diverse per:

- le forniture ed i servizi di rilevanza comunitaria di importo superiore o pari alla soglia di € 211.000 (IVA esclusa);
- le forniture ed i servizi non di rilevanza comunitaria di importo inferiore alla soglia di € 211.000 (IVA esclusa).

Le procedure delle gare di appalto - sia di rilevanza comunitaria che non - sono molto complesse e richiedono una conoscenza approfondita del Codice e della normativa ad esso collegata: per questo è consigliabile avvalersi della consulenza e del supporto del Comitato Regionale, qualora un'Unità periferica avesse la necessità di espletare una gara d'appalto.

L'altra procedura disciplinata dal Codice, ovvero l'acquisizione di forniture e servizi in economia, è molto più semplice, snella, flessibile e per questo può essere un utile strumento a disposizione dell'Unità Periferica per soddisfare le proprie necessità.

La procedura di acquisizione di forniture e di affidamento di servizi in economia è disciplinata anzitutto dall'art. 125 del D.lgs. 163/2006.

Altro riferimento importante è il D.P.R. 384/2001 "Regolamento di semplificazione dei procedimenti di spesa in economia": la normativa in esso contenuta resterà in vigore, nei limiti di compatibilità con le disposizione dell'art. 125 del Codice, finché non sarà predisposto e approvato il nuovo Regolamento che conterrà la disciplina attuativa ed esecutiva delle norme del Codice.

A livello di normativa interna alla C.R.I. non è stato predisposto un Regolamento che riguardi le acquisizione di forniture e l'affidamento di servizi in economia per tutte le Unità: in realtà il Comitato Centrale ha predisposto solo un "Regolamento per l'acquisizione di forniture e servizi del Comitato Centrale della Croce Rossa Italiana" approvato con Delibera del Consiglio Direttivo Nazionale n°284/2007. Il Comitato Regionale, dato che l'art. 125 del Codice prevede che le stazioni appaltanti abbiano un Regolamento che individui le tipologie di beni e servizi acquisibili in economia e gli importi per cui il ricorso a tale procedura è ammissibile, ha adottato con Delibera 005/2008 il Regolamento predisposto dal Centrale con alcune integrazioni proposte dalla Direzione Regionale con Determinazione Direttoriale n°065/2008. Le Unità Periferiche potranno a loro volta adottare con proprio atto tale Regolamento assieme alle integrazioni apportate dal Comitato Regionale: ciò è consigliabile per uniformare i procedimenti di spesa nella Regione.

Il procedimento di acquisizione di forniture e l'affidamento dei servizi è ammissibile per importi inferiori a € 211.000 IVA esclusa.

Si veda l'elenco riportato nel "Regolamento per l'acquisizione di forniture e servizi in economia della Croce Rossa Italiana - Comitato Centrale" e le integrazioni fatte dalla Determinazione Direttoriale n°065/2008.
Si precisa che tali elenchi saranno validi solo per le Unità che adotteranno l'atto del Comitato Centrale e l'atto del Comitato Regionale.

L'acquisizione in economia può essere effettuata:
- mediante amministrazione diretta, ovvero con materiali e mezzi propri o appositamente acquistati o noleggiati e con personale proprio o eventualmente assunto per l'occasione;
- mediante cottimo fiduciario, ovvero tramite una procedura negoziata in cui le acquisizioni avvengono mediante affidamento a terzi.
E' su quest'ultima forma che concentreremo la nostra attenzione.

Premessa
 
Il Comitato Centrale, in base alla normativa che distingue tra poteri di indirizzo politico  e poteri di gestione amministrativa degli Enti Pubblici, ha disposto che l'individuazione dei fornitori sia un atto di competenza dei Dirigenti e dei Funzionari Amministrativi laddove presenti. Per quanto riguarda le Unità Periferiche, nel caso in cui nel loro organico  non sia presente un Funzionario l'individuazione dei fornitori è di compentenza del Direttore Regionale. Quindi i Commissari, anche se delegati alla gestione amministrativa del Comitato, non possono individuare i fornitori.
Fatta questa importante premessa vediamo nel dettaglio la procedura del cottimo fiduciario.
 
Individuazione del fabbisogno

La procedura inizia con l'individuazione del fabbisogno da parte dell'Unità CRI: nel caso in cui si tratti di una fornitura straordinaria (ad esempio l'acquisto di un automezzo) il Commissario dovrà predisporre un'Ordinanza in cui si esprime la volontà politica di procedere all'acquisizione della fornitura motivandola e stanziando in essa la somma necessaria per il pagamento.
Individuato il fabbisogno, nel caso in cui nell'Unità sia presente un Funzionario Amministrativo questo provvederà agli adempimenti di seguito descritti e all'adozione del provvedimento con cui si individua il fornitore. In caso contrario tale fabbisogno dovrà essere comunicato al Comitato Regionale: nel caso in cui il fabbisogno riguardi forniture ordinarie basterà una nota del Commissario, nel caso si tratti di forniture straordinarie alla comunicazione dovrà essere allegata l'Ordinanza Commissariale di cui sopra. Un modello di richiesta di acquisto e di Ordinanza è scaricabile da questo sito. L'Unità in questa fase potrà decidere di concerto con la Direzione Regionale se affidare l'intera procedura di acquisto alla Direzione Regionale oppure provvedere in proprio all'esplemento degli adempimenti relativi all'indagine di mercato nelle modalità di seguito descritte.
 
L'indagine di mercato: la richiesta dei preventivi
  
L'individuazione del fornitore del bene o del servizio nel cottimo fiduciario avviene tramite un'indagine di mercato consistente nell'invio di una lettera di richiesta di preventivo ad almeno 5 operatori economici del settore individuati sulla base di indagini di mercato ovvero tramite elenchi di operatori economici predisposti dalla CRI. Si evidenzia che per forniture di importo inferiore a € 20.000 è consentito l'affidamento diretto, sempre previa richiesta di preventivo. La lettera di richiesta di preventivo è necessaria per quantificare la spesa prima di procedere all'impegno sul capitolo di bilancio: tale passaggio è infatti fondamentale per evitare gli sfondamenti dei capitoli in uscita, vietati dalle norme che regolano la contabilità degli Enti Pubblici come la C.R.I..

La lettera di invito a presentare offerta dovrà contenere i seguenti elementi:
- l'oggetto della prestazione, le caratteristiche tecniche e il suo importo massimo;
- le garanzie richieste al contraente;
- il termine di presentazione delle offerte;
- il periodo di giorni di validità delle offerte presentate;
- l'indicazione del termine per l'esecuzione della prestazione;
- il criterio di aggiudicazione prescelto (offerta più bassa o offerta economicamente più vantaggiosa da scegliere, nel caso di unità dove non è presente il Funzionario Amministrativo, di concerto con la Direzione Regionale);
- gli eventuali elementi di valutazione nel caso si utilizzi il criterio dell'offerta economicamente più vantaggiosa;
- l'eventuale clausola che preveda di non procedere all'aggiudicazione nel caso di presentazione di un'unica offerta valida;
- la misura delle penali;
- l'indicazione dei termini di pagamento;
- l'obbligo per l'appaltatore di dichiarare nell'offerta di possedere i requisiti soggettivi richiesti e di assumere a proprio carico gli oneri assicurati e previdenziali di legge, di osservare le norme vigenti in materia di sicurezza sul lavoro e di retribuzione dei lavoratori dipendenti e di accettare le condizioni contrattuali e le penalità.

Un modello di lettera di invito a presentare offerta è scaricabile da questo sito. Si ricorda che la lettera di invito dovrà essere protocollata prima di essere inviata.

Una volta ricevuti e protocollati i preventivi dalle ditte invitate a presentare offerta, si procederà alla loro valutazione.
Nel caso in cui il criterio di scelta utilizzato sia quello dell'offerta più bassa, l'aggiudicatario sarà l'operatore economico che ha presentato l'offerta più bassa.
Nel caso in cui il criterio di scelta utilizzato sia quello dell'offerta economicamente più vantaggiosa, l'aggiudicatario sarà l'operatore economico che avrà totalizzato il punteggio più alto nella valutazione dell'offerta sulla base dei criteri esplicitati nella lettera d'invito: in questo caso non sarà valutata solo l'offerta economica ma anche le caratteristiche qualitative della fornitura. In questo caso sarà necessario nominare una commissione formata da esperti nel settore incaricata di valutare le offerte e attribuire i punteggi.

L'individuazione del fornitore

Una volta scelta l'offerta migliore si procederà all'individuazione dell'aggiudicatario della fornitura tramite un provvedimento amministrativo, ovvero una Determinazione del Funzionario Amministrativo o del Direttore Regionale laddove tale figura non sia presente. In quest'ultimo caso, se l'Unità ha provveduto in proprio all'effettuazione dell'indagine di mercato, questa dovrà trasmettere al Comitato Regionale tutti gli atti e documenti ad essa relatavi, sulla base dei quali si potrà predisporre la Determinazione Direttoriale. Il provvedimento amministrativo è un atto necessario per definire la volontà dell'Ente ad acquistare e per questo deve essere fatto ogni volta che si procede all'acquisto di una fornitura. Nel provvedimento amministrativo di acquisto si procede all'impegno di spesa dichiarando la disponibilità economica del capitolo di bilancio su cui graverà l'acquisto stesso: pertanto nel momento in cui si redige l'atto è opportuno verificare la disponibilità economica del capitolo di bilancio in questione onde evitare sfondamenti. E' chiaro che se il capitolo non presenta la necessaria copertura non sarà possibile procedere all'impegno di spesa e quindi all'acquisto.

Ordine della fornitura

Una volta fatto il provvedimento amministrativo, si può procedere all'ordine della fornitura che potrà avvenire tramite l'invio di una lettera che dovrà contenere i medesimi contenuti della lettera d'invito. Un modello di lettera d'ordine è scaricabile da questo sito. L'ordine nei limiti dell'impegno di spesa preso potrà essere effettuato anche dal Delegato all'amministrazine dell'Unità.

Liquidazione della spesa

Tutti questi atti dovranno essere allegati al mandato di pagamento con cui verrà liquidata la spesa per la fornitura oggetto del procedimento. Si sottolinea che la liquidazione della spesa potrà avvenire solo a saldo, ovvero dopo la consegna del bene o la prestazione del servizio ordinato. Non è consentito infatti alla C.R.I. effettuare pagamenti anticipati o dare anticipi sull'importo totale delle forniture.

1) Richiesta 5 preventivi (non necessari se la fornitura è inferiore a € 20.000);
2) Valutazione delle offerte;
3) Verifica della disponibilità economica del capitolo di bilancio su cui graverà la spesa;
4) Provvedimento amministrativo di acquisto e relativo impegno di spesa;
5) Ordine;
6) Liquidazione a saldo della spesa.